為規(guī)范本市檔案中介服務(wù)市場(chǎng)秩序，提升檔案管理社會(huì)化服務(wù)水平，保障檔案實(shí)體與信息安全，促進(jìn)檔案事業(yè)健康發(fā)展，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范》等相關(guān)法律法規(guī)及政策要求，結(jié)合我市實(shí)際，現(xiàn)就認(rèn)真開展檔案中介服務(wù)監(jiān)督管理工作通知如下：
一、 充分認(rèn)識(shí)加強(qiáng)監(jiān)督管理的重要性
檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)作為提供檔案整理、數(shù)字化、保管、寄存、咨詢等專業(yè)化服務(wù)的社會(huì)力量，在輔助各單位、各領(lǐng)域做好檔案工作中發(fā)揮著日益重要的作用。加強(qiáng)對(duì)其監(jiān)督管理，是確保檔案工作質(zhì)量、維護(hù)國(guó)家檔案資源安全完整、防范檔案服務(wù)外包風(fēng)險(xiǎn)的必然要求。各區(qū)縣檔案主管部門、各有關(guān)單位務(wù)必高度重視，將此項(xiàng)工作納入重要議事日程，切實(shí)履行監(jiān)管職責(zé)。
二、 明確監(jiān)督管理對(duì)象與內(nèi)容
（一）監(jiān)督管理對(duì)象：在本市行政區(qū)域內(nèi)從事檔案整理、數(shù)字化加工、檔案保管、寄存托管、檔案銷毀、檔案信息化系統(tǒng)開發(fā)與維護(hù)、檔案咨詢服務(wù)等活動(dòng)的法人或其他組織。
（二）監(jiān)督管理重點(diǎn)內(nèi)容：
- 機(jī)構(gòu)資質(zhì)與備案情況：檢查是否具備從事檔案服務(wù)的相應(yīng)資質(zhì)、技術(shù)人員和設(shè)備條件，是否按規(guī)定向市、區(qū)縣檔案主管部門進(jìn)行備案。
- 服務(wù)質(zhì)量與標(biāo)準(zhǔn)符合性：監(jiān)督其服務(wù)過程是否符合國(guó)家及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，成果質(zhì)量是否達(dá)到合同約定及相關(guān)要求。
- 安全保密管理：重點(diǎn)檢查是否建立并落實(shí)檔案安全保密管理制度，涉密檔案管理是否符合規(guī)定，數(shù)字化加工場(chǎng)所、檔案存儲(chǔ)庫(kù)房等是否符合安全保密要求，人員是否經(jīng)過安全審查與培訓(xùn)。
- 合同履行與誠(chéng)信經(jīng)營(yíng)：核查服務(wù)合同是否規(guī)范、權(quán)責(zé)是否清晰，是否嚴(yán)格履行合同約定，是否存在欺詐、惡性競(jìng)爭(zhēng)等不誠(chéng)信行為。
- 風(fēng)險(xiǎn)防控與應(yīng)急管理：檢查是否具備風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與防控能力，是否制定應(yīng)急預(yù)案并具備相應(yīng)的處置能力。
三、 建立健全監(jiān)督管理工作機(jī)制
（一）落實(shí)備案管理。實(shí)行檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)備案制度。新設(shè)立或開展業(yè)務(wù)的機(jī)構(gòu)應(yīng)及時(shí)向業(yè)務(wù)開展地的區(qū)縣檔案主管部門備案，提交機(jī)構(gòu)基本信息、資質(zhì)證明、從業(yè)人員情況、服務(wù)范圍等材料。備案信息發(fā)生變更的，應(yīng)及時(shí)更新。市檔案局建立全市檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)信息庫(kù)，實(shí)行動(dòng)態(tài)管理。
（二）加強(qiáng)日常檢查與專項(xiàng)督查。各區(qū)縣檔案主管部門要結(jié)合實(shí)際，制定監(jiān)督檢查計(jì)劃，采取“雙隨機(jī)、一公開”、專項(xiàng)檢查、質(zhì)量抽檢等方式，對(duì)轄區(qū)內(nèi)檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)開展常態(tài)化監(jiān)督檢查。對(duì)涉及重要檔案、涉密檔案、大批量數(shù)字化加工等項(xiàng)目進(jìn)行重點(diǎn)監(jiān)督和過程指導(dǎo)。
（三）推行服務(wù)質(zhì)量評(píng)價(jià)。探索建立由檔案部門、行業(yè)協(xié)會(huì)、服務(wù)委托方等多方參與的服務(wù)質(zhì)量評(píng)價(jià)機(jī)制。將檢查結(jié)果、用戶反饋、投訴處理情況等納入評(píng)價(jià)體系，定期公布評(píng)價(jià)結(jié)果，引導(dǎo)市場(chǎng)擇優(yōu)選擇服務(wù)提供方。
（四）強(qiáng)化行業(yè)自律與培訓(xùn)。支持檔案行業(yè)協(xié)會(huì)發(fā)展，發(fā)揮其在制定行業(yè)規(guī)范、組織專業(yè)培訓(xùn)、調(diào)解服務(wù)糾紛、倡導(dǎo)誠(chéng)信經(jīng)營(yíng)等方面的自律作用。定期組織檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)從業(yè)人員參加業(yè)務(wù)技能、安全保密、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等方面的培訓(xùn)，提升整體服務(wù)能力與合規(guī)意識(shí)。
（五）依法處理違規(guī)行為。對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的無資質(zhì)經(jīng)營(yíng)、超范圍經(jīng)營(yíng)、存在重大安全隱患、泄露檔案信息、服務(wù)質(zhì)量低劣等違規(guī)行為，檔案主管部門應(yīng)依法依規(guī)責(zé)令限期整改、約談告誡、通報(bào)批評(píng)；涉嫌違法的，移送司法機(jī)關(guān)處理。將違法違規(guī)行為記入信用記錄，實(shí)施聯(lián)合懲戒。
四、 壓實(shí)各方責(zé)任
（一）檔案主管部門責(zé)任：市檔案局負(fù)責(zé)全市檔案中介服務(wù)監(jiān)督管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、標(biāo)準(zhǔn)制定和指導(dǎo)協(xié)調(diào)。各區(qū)縣檔案主管部門負(fù)責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)的日常備案、監(jiān)督檢查和違規(guī)行為查處等工作，應(yīng)及時(shí)向市局報(bào)告監(jiān)管情況及重大事項(xiàng)。
（二）檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)責(zé)任：應(yīng)依法依規(guī)開展經(jīng)營(yíng)，主動(dòng)接受檔案主管部門的監(jiān)督管理，確保服務(wù)質(zhì)量與安全。建立健全內(nèi)部管理制度，加強(qiáng)人員教育與安全管理，如實(shí)提供備案信息并按要求報(bào)告相關(guān)情況。
（三）檔案服務(wù)委托方責(zé)任：各單位選擇檔案中介服務(wù)時(shí)，應(yīng)核實(shí)其資質(zhì)與備案情況，簽訂權(quán)責(zé)清晰的合同，明確安全保密要求與服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。應(yīng)對(duì)服務(wù)過程進(jìn)行必要的監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向檔案主管部門反映。不得委托不符合條件的機(jī)構(gòu)處理涉密或重要檔案。
五、 相關(guān)工作要求
（一）加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)。各區(qū)縣檔案主管部門要明確分管領(lǐng)導(dǎo)和責(zé)任科室，配備必要力量，確保監(jiān)督管理工作落到實(shí)處。
（二）注重宣傳引導(dǎo)。通過多種渠道宣傳檔案中介服務(wù)監(jiān)管政策法規(guī)，提高社會(huì)認(rèn)知度。公布合規(guī)機(jī)構(gòu)名單，曝光典型案例，營(yíng)造規(guī)范有序的市場(chǎng)環(huán)境。
（三）暢通監(jiān)督渠道。公布監(jiān)督舉報(bào)電話和郵箱，鼓勵(lì)社會(huì)公眾、服務(wù)委托方對(duì)檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)的違規(guī)行為進(jìn)行舉報(bào)，對(duì)舉報(bào)線索及時(shí)核查處理。
（四）本通知自發(fā)布之日起實(shí)施。各區(qū)縣檔案主管部門可根據(jù)本通知精神，制定具體實(shí)施細(xì)則。
岳陽市檔案局將定期對(duì)全市監(jiān)督管理工作情況進(jìn)行督查。各有關(guān)單位在執(zhí)行過程中遇到問題，請(qǐng)及時(shí)向市檔案局報(bào)告。
